Η περιοχή εργασίας του Excel αποτελείται από κελιά, το καθένα από τα οποία έχει μία διεύθυνση, όπως C5. Η διεύθυνση C5 προσδιορίζει το κελί που βρίσκεται στη στήλη C και στη γραμμή 5. Μέσα σε κάθε κελί μπορούμε να καταχωρήσουμε έναν από τους παρακάτω τύπους δεδομένων:

• Κείμενα
• Αριθμούς
• Τύπους

Για να εισάγουμε δεδομένα σε ένα κελί, κάνουμε κλικ σε αυτό, πληκτρολογήσουμε τα δεδομένα και πατάμε Enter για να καταχωρηθούν στο κελί. Αμέσως το Excel αντιλαμβάνεται τον τύπο των δεδομένων που έχουμε εισάγει και τον χειρίζεται διαφορετικά:

• Αν καταχωρήσουμε κείμενο, το στοιχίζει αριστερά.
• Αν καταχωρήσουμε αριθμό, τον στοιχίζει δεξιά.
• Αν καταχωρήσουμε τύπο, στο κελί εμφανίζεται το αποτέλεσμα του τύπου και όχι ο τύπος. Ο τύπος εμφανίζεται στη γραμμή των τύπων.

Κατά τη διάρκεια της πληκτρολόγησης των δεδομένων, πολλές από τις λειτουργίες του Excel είναι απενεργοποιημένες (τα κουμπάκια στις γραμμές εργαλείων είναι ανενεργά). Για να ενεργοποιηθούν πρέπει να ολοκληρώσουμε την καταχώρηση πατώντας το Enter. 

Καταχώρηση κειμένου:

• Κάνουμε κλικ στο κελί, πληκτρολογούμε το κείμενο και πατάμε Enter. Αμέσως το περιεχόμενο στοιχίζεται αριστερά.
• Αν θέλουμε να διορθώσουμε το κείμενο που γράψαμε, διπλοπατάμε στο κελί και διορθώνουμε. Αν απλά επιλέξουμε το κελί και αρχίσουμε να πληκτρολογούμε, τότε θα γίνει αντικατάσταση του περιεχομένου του κελιού με το νέο κείμενο που πληκτρολογήσαμε.
• Αν το κείμενο δεν χωράει στο κελί, μπορούμε να αυξήσουμε το πλάτος της στήλης ή να εφαρμόσουμε αναδίπλωση του κειμένου.

Καταχώρηση αριθμού:

• Κάνουμε κλικ στο κελί, πληκτρολογούμε τον αριθμό και πατάμε Enter. Αμέσως το περιεχόμενο στοιχίζεται δεξιά.
• Οι ημερομηνίες είναι κι αυτές αριθμοί και στοιχίζονται δεξιά.
• Αν γράψουμε λάθος αριθμό, πχ πληκτρολογώντας όμικρον αντί για μηδέν, ή λάθος ημερομηνία, πχ 30 Φεβ, τότε θα καταλάβουμε ότι είναι λάθος από τη στοίχιση. Θα στοιχιθεί αριστερά, όπως τα κείμενα.
• Αν ο αριθμός δεν χωράει να εμφανιστεί ολόκληρος στο κελί, θα εμφανιστούν τα σύμβολα: ######. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να αυξήσουμε το πλάτος της στήλης. Αυτή η λειτουργία μας προφυλάσσει από το να έχουμε λάθος εντύπωση για έναν αριθμό. Να είναι πχ δεκαψήφιος και να νομίζουμε ότι είναι πενταψήφιος.

Καταχώρηση τύπου:

• Τύπος είναι η ειδική μορφή δεδομένων του Excel που μας επιτρέπει να κάνουμε πράξεις.
• Για να εισάγουμε τύπο, ξεκινάμε την καταχώρηση με το =
• Στη συνέχεια πληκτρολογούμε πράξεις ανάμεσα σε κελιά και/ή αριθμούς, όπως =C2/C5, ή =C2/2.
• Για να προσθέσουμε ένα κελί σε έναν τύπο, πληκτρολογούμε τη διεύθυνσή του, πχ C2 ή το καταδεικνύουμε κάνοντας κλικ επάνω του με το ποντίκι.
• Μόλις ολοκληρώσουμε πατάμε Enter για να καταχωρηθεί ο τύπος στο κελί. Αμέσως στο κελί εμφανίζεται το αποτέλεσμα του τύπου.
• Διαβάστε περισσότερα για τους τύπους στο αντίστοιχο Microlearning.