• Χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση IF, μπορούμε να καθοδηγήσουμε το Excel να αποφασίσει τι πρέπει να εμφανιστεί σε ένα κελί, ανάμεσα σε δύο επιλογές. Για παράδειγμα, αν ο βαθμός ενός μαθητή είναι μεγαλύτερος ή ίσος του 10, τότε να εμφανιστεί το μήνυμα ότι ο μαθητής προάγεται, αλλιώς ότι ο μαθητής απορρίπτεται.

Για να χρησιμοποιήσουμε τη συνάρτηση IF

• Aφού εισάγουμε τα δεδομένα (όπως στην παρακάτω εικόνα), κάνουμε κλικ στο κουμπάκι fx στη γραμμή των  τύπων:

excelif1.png

• Στο επόμενο παράθυρο, επιλέγουμε τη συνάρτηση IF. Αν δεν είναι ορατή, στην θέση «επιλογή κατηγορίας», επιλέγουμε «Λογικές».
• Στο επόμενο παράθυρο, πρέπει να δηλώσουμε: Τη συνθήκη (logical test), τι να εμφανιστεί στο κελί αν ισχύει η συνθήκη (value if true), τι να εμφανιστεί στο κελί αν δεν ισχύει η συνθήκη (value if false).

excelif2.png

 Στο παράδειγμα βάλαμε:

• Στη συνθήκη Β3>=10, γιατί ο βαθμός του μαθητή βρίσκεται στο κελί Β3 και αυτή η τιμή θέλουμε να ελεγχθεί αν είναι μεγαλύτερη ή ίση του 10 ή όχι.
• Στο Value if true: Προάγεται, γιατί αυτό το μήνυμα θέλουμε να εμφανιστεί, αν ο βαθμός του μαθητή είναι μεγαλύτερος ή ίσος του 10.
• Στο Value if false: Απορρίπτεται, γιατί αυτό το μήνυμα θέλουμε να εμφανιστεί, αν ο βαθμός τοου μαθητή δεν είναι μεγαλύτερος ή ίσος του 10.

Πατώντας ΟΚ, εμφανίζεται στο κελί το μήνυμα Προάγεται, γιατί ο βαθμός ήταν 12.

• Στη γραμμή του τύπου εμφανίζεται: =IF(B3>=10;»Προάγεται»;»Απορρίπτεται»). Βλέπουμε τη συνάρτηση IF με τα τρία ορίσματά της, μέσα σε παρένθεση, χωρισμένα με το ;

Μπορούμε να συμπληρώσουμε τον τύπο προς τα κάτω, για να εμφανιστεί ο χαρακτηρισμός για όλους τους μαθητές:

excelif3.png